Hillyard GMP received a Form 483 observation in the quality system area because it did not adequately follow its written procedure (SOP QA200-07) for qualifying and approving suppliers of components.
- Observation 1 (quality system): the written procedure for qualifying and approving component suppliers was not followed
- Document concerned: SOP QA200-07
- Site: Hillyard GMP (FEI 3009690111), drug manufacturer
An FDA citation on supplier qualification shows the pressure on supply chain quality management for materials and components continuing. Quality and regulatory teams should check that their own supplier approval procedure matches how the process actually runs and that periodic reassessment records are in place.
- Whether the supplier qualification and approval procedure for components is followed
- The approved supplier list and the reassessment interval
- The procedure for confirming supplier qualification documents at component receipt
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품질시스템 항목으로, 자사 SOP QA200-07.02 Vendor Audits(시행일 2020-08-19)가 공급업체 적격성 평가의 일부로 서면감사(paper audit) 수행을 요구하고 있음에도, 완제의약품 제조에 사용되는 원자재(component) 공급업체에 대해 서면감사가 실시되지 않았다.
자사가 정한 공급업체 적격성 평가 절차가 실제로 이행되지 않아, 제조에 투입되는 원자재의 품질 보증 근거가 문서로 성립하지 않는다.
원자재 공급업체가 사용 전에 품질부서(Quality Unit)에 의해 평가·승인되었음을 입증하는 문서가 없었으며, 실사 중 검토한 모든 원자재 공급업체에 대해 사용 전 평가·승인 문서가 확인되지 않았다.
품질부서의 사전 승인 없이 원자재가 제조에 투입될 수 있어, 부적합·미검증 원자재가 완제의약품 품질에 미치는 영향을 통제·추적할 수 없다.
검토 가능한 공급업체 설문서(supplier questionnaire) 작성본이나 감사 문서가 존재하지 않았다.
공급업체의 제조·품질관리 수준을 평가한 객관적 근거가 없어, 공급망 리스크를 식별하거나 실사 시 적격성 판단 근거를 제시할 수 없다.
공급업체의 책임 범위나 품질 요구사항(quality expectations)을 규정한 문서가 마련되어 있지 않았다.
원자재 규격·일탈 통보·변경 관리 등에 대한 책임 경계가 불명확해, 공급업체 측 변경이나 품질 문제가 적시에 자사 품질시스템으로 유입되지 않을 수 있다.
이 483은 단일 관찰사항이지만, 그 내용이 특정 배치·특정 공급업체에 국한된 단발성(isolated) 결함이 아니라 공급업체 적격성 관리 체계 전반의 미작동을 지적한다는 점에서 체계적(systemic) 성격을 띤다. 실사 중 검토한 '모든' 원자재 공급업체에 대해 사용 전 평가·승인 문서가 없었고, 설문서·감사 문서·공급업체 책임 정의 문서까지 전부 부재하여 자사 SOP(QA200-07.02)가 문서상으로만 존재하고 실제로는 이행되지 않은 상태로 볼 수 있다. 원문 관찰에는 시험결과 조작·기록 소급 수정 등 데이터 무결성(data integrity) 위반을 직접 시사하는 서술은 없으며, 결함의 성격은 '요구 문서의 부재(미실시)'에 가깝다. 다만 품질부서의 원자재 승인 기능이 작동하지 않은 것은 cGMP 품질시스템의 근간에 해당하므로, 회신이 불충분하거나 시정이 지연될 경우 Warning Letter로 승격될 가능성이 있으며, 해외 제조소인 경우 후속 조치로 Import Alert로 이어질 가능성도 배제할 수 없다.
- SOP QA200-07.02(Vendor Audits)가 요구하는 서면감사가 왜 원자재 공급업체에 대해 실시되지 않았는지 근본원인을 조사하고, 절차 미이행 기간과 범위를 규명한다.
- 현재 사용 중인 전 원자재 공급업체에 대해 소급 평가를 실시하고, 품질부서의 평가·승인 기록을 문서화하여 사용 전 승인 체계를 복원한다.
- 공급업체 설문서·서면감사 기록을 확보·작성하고, 공급업체별 책임 범위와 품질 요구사항(규격, 일탈·변경 통보 의무 등)을 문서로 확정한다.
- 미승인 공급업체 원자재가 사용된 제조 배치에 대한 품질영향 평가를 수행하고, 재발방지를 위한 CAPA(절차 이행 점검·교육·주기적 자체점검 포함)를 수립·문서화한다.
483 응답이 불충분하거나 시정 조치가 실행되지 않을 경우, 해당 실사는 OAI(Official Action Indicated)로 분류될 수 있고 Warning Letter 발부로 이어질 가능성이 있다. 공급업체 적격성 관리 부재는 원자재 품질 보증의 기반 결함이므로, 해외 제조소의 경우 미시정 상태가 지속되면 Import Alert(수입경보) 등재를 통한 미국 수입 차단 조치로 확대될 위험이 있다. 또한 시정 이행 여부를 확인하기 위한 후속 재실사(follow-up inspection)가 실시될 수 있으며, 반복·장기 미시정 시에는 consent decree 등 보다 강한 행정·사법 조치로 이어질 가능성도 있다.
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(QUALITY SYSTEM) Written procedures for the qualification and approval of suppliers of components were not adequately implemented.
Specifically, Your firm's SOP QA200-07.02 Vendor Audits effective date 8/19/2020, requires the performance of paper audits as part of supplier qualification. However, paper audits were not conducted for suppliers of components used in the manufacture of drug products. a. There was no documentation demonstrating that suppliers of components were evaluated and approved by the Quality Unit prior to use. b. For all component suppliers reviewed during the inspection, there was no documentation demonstrating evaluation and approval prior to use. c. No completed supplier questionnaires or audit documentation were available for review. d. There was no documentation establishing defined supplier responsibilities or quality expectations.
(품질시스템) 원료·자재(components) 공급업체의 적격성 평가 및 승인에 관한 문서화된 절차가 적절히 이행되지 않았다.
구체적으로, 귀사의 SOP QA200-07.02 「Vendor Audits」(시행일 2020년 8월 19일)는 공급업체 적격성 평가의 일부로 서류감사(paper audit)를 수행하도록 요구하고 있다. 그러나 의약품 제조에 사용되는 원료·자재 공급업체에 대해서는 서류감사가 수행되지 않았다. a. 원료·자재 공급업체가 사용 전에 품질부서(Quality Unit)에 의해 평가되고 승인되었음을 입증하는 문서가 없었다. b. 실사 중 검토한 모든 원료·자재 공급업체에 대하여, 사용 전 평가 및 승인을 입증하는 문서가 없었다. c. 작성 완료된 공급업체 질의서(supplier questionnaire)나 감사 문서가 검토 가능하도록 제시되지 않았다. d. 공급업체의 책임 범위나 품질 요구사항을 정의하여 규정한 문서가 없었다.
